BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu titik keberhasilan perusahaan ataupun organisasi adalah kemampuan pimpinan dalam mengelola perusahaan yang dipimpinnya. Untuk mengolah perusahaan atau organisasi, pimpinan harus mampu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Dari keempat fungsi manajemen di atas, seorang pimpinan perlu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang fundamental yaitu: perencanaan dan pengendalian. Perencanaan merupakan kegiatan manajemen dalam menyusun rencana-rencana mengenai tujuan yang ingin dicapai. Di mana dalam perencanaan ini disusun mengenai apakah, bagaimanakah dan siapakah yang akan mencapai tujuan tersebut. Sedangkan pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang penting, karena menentukan apakah ada penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan yang dilangsungkan pada suatu organisasi/instansi. Penyimpangan-penyimpangan yang merugikan akan dapat ditekan sekecil mungkin jika pengawasan yang dilakukan pihak manajemen telah terlaksana dengan baik.
Pengawasan sangat diperlukan karena pada dasarnya manusia akan melakukan tindakan yang negatif bila dirinya tidak diawasi oleh pimpinan saat bekerja, seperti menunda waktu, bekerja tidak dengan sepenuh hati, melakukan kecurangan-kecurangan, sehingga akan berdampak kepada pencapaian tujuan yang tidak efesien dan efektif.
Rencana-rencana yang akan dilakukan dibuat secara tertulis dalam suatu anggaran. Dalam anggaran tersebut termuat rencana mengenai apa yang ingin dicapai perusahaan secara angka atau kuantitatif.
Dalam memahami anggaran (budget) tidak terlepas pada pemahaman perencanaan dan pengawasan. Kedua unsur ini merupakan unsur penting dari anggaran (budget) dalam penerapannya sebagai alat manajemen dalam mencapai target. Anggaran (budget) meliputi seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan selama waktu tertentu dan biasanya disusun untuk satu tahun sekali. Anggaran disusun dan disahkan pada awal tahun dan dipergunakan di samping sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran adalah pernyataan tertulis yang mencerminkan rencana kebijakan, sasaran dan tujuan yang telah digariskan oleh pimpinan untuk seluruh perusahaan umumnya dan bagian-bagian perusahaan khususnya yang dibuat dalam periode tertentu (biasanya satu tahun).
Fungsi pengawasan erat hubungannya dengan anggaran. Dengan pelaporan dilakukan evaluasi terhadap anggaran apakah sudah sesuai, kemudian apabila ada perubahan atas rencana (terjadinya penyimpangan), maka dilakukan feed back koreksi. Penentuan apakah ada penyimpangan dalam pelaksanaan, maka perlu diketahui terlebih dahulu ukuran yang menjadi dasar hasil pelaksanaan yang diterapkan. Analisis dialkukan untuk mengetahui persentase kenaikan atau penurunan.
B. LUAS DAN TUJUAN PENULISAN
Dalam penulisan karya ilmiah ini, penulis berusaha untuk memudahkan pembahasan agar lebih terarah, maka penulis membatasi kepada masalah pengawasan anggaran, dalam hal ini hanya masalah pengawasan anggaran operasional. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui dengan lebih pasti prosedur penyusunan dan pengawasan anggaran operasional.
C. SISTEMATIKA PEMBAHSAN
Dalam penulisan karya ilmiah ini, penulis membahas dalam tiga bab, yaitu :
1. Bab satu, berisi pendahuluan yang yang membicarakan alasan pemilihan judul, luas dan tujuan penulisan serta sistematika pembahasan.
2. Bab dua, memuat tentang Pengawasan, karakteristik – karakteristik pengawasan yang efektif, tipe – tipe dan proses pengawasan, pengertian dan fungsi anggaran operasional, prosedur penyusunan anggaran, faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan anggaran
3. Bab tiga, pada bab terakhir ini, penulis mencoba untuk membuat kesimpulan akhir atas apa yang telah diuraikan dan memberikan saran-saran yang mungkin dapat dipertimbangkan dalam pengawasan anggaran operasional.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah salah satu fungsi manajemen yang memantau terwujudnya suatu sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Fungsi pengawasan pada hakekatnya mengatur apakah kegiatan sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan dalam perencanaan. Dengan demikian fungsi pengawasan membawa kita pada fungsi perencanaan.
Di sini dikemukakan pendapat para ahli tentang pengertian dari pada pengawasan, yaitu menurut Julitriarsa dan Suprihanto (2000, hal. 101) pengertian pengawasan adalah:
“Tindakan atau proses kegiatan untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan, untuk kemudian dilakukan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali kesalahan-kesalahan itu, begitu pula menjaga agar pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang ditetapkan.”
Manullang (2004, hal. 173) mengemukakan: “Pengawasan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan bila perlu mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.”
Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengawasan merupakan kegiatan pengamatan dan pengevaluasian terhadap pelaksanaan kerja yang telah ditetapkan, apabila terjadi penyimpangan akan dapat segera diketahui dengan cepat sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. Fungsi pengawasan mencakup pengukuran keadaan yang sesungguhnya dengan standar yang dapat dipakai untuk mengkoordinir kegiatan organisasi, memfokuskannya ke arah yang tepat dan memudahkan tercapainya keseimbangan dinamis.
B. Karakteristik- Karakteristik Pengawasan yang Efektif
Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi karakteristik tertentu. Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif menurut T. Hani Handoko (2003, hal. 373) sebagai berikut :
1. Akurat.
Informasi tentang pelaksanaan keterangan harus akurat, data tidak akurat, data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
2. Tepat Waktu
Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan di eveluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
3. Obyektif dan menyeluruh
Infomasi harus mudah di fahami dan bersifat obyektif serta lengkap.
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari stantard paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
5. Realistik secara ekonomis.
Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
6. Realistik secara organisasional
Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja dengan organisasi, karena setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi akses atau kegagalan dan keseluruhan operasi dan informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
8. Fleksibel
Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
Sistem pengawasan harus efektif harus menunjukkan,baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.
10. Diterima para anggota organisasi.
Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
Sedangkan menurut Kreitner dalam Harahap (1996, hal. 305) pengawasan efektif jika memenuhi syarat:
1. Integrasi
Pengawasan harus terintegrasi dengan keseluruhan system organisasi atau built in control.
2. Objektif
Sistem pengawasan harus menggunakan dan memberikan informasi yang objektif.
3. Akurat
Sistem pengawasan harus menggunakan dan memberikan informasi yang akurat.
4. Tepat waktu
Informasi yang dilibatkan kepada system pengawasan harus tepat waktu.
5. Fleksibel
Sistem pengawasan harus fleksibel sehingga dapat mengakomodasikan perubahan-perubahan dan penyesuaian.
Titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusia itulah yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam badan usaha atau badan organisasi yang bersangkutan. Mereka mengawasi kegiatan-kegiatan dan memahami serta menguasai sistem pengawasan yang dianut oleh perusahaan. Tanpa pengertian dan pemahaman yang demikian, sistem pengawasan yang ditetapkan tidaklah efektif sifatnya.
C. Tipe-tipe dan Proses Pengawasan
Menurut T. Hani Handoko (2003, hal. 361) ada tiga dasar jenis penggolongan pengawasan yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan pendahuluan, atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan, dan koreksi dilakukan sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent contol)
Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui terlebih dahulu, atau syarat tertentu yang harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan umpan balik juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang kan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.
Sedangkan pendapat Stoner dan Wankel dalam Yayat M. Herujito (2001, hal. 249-250) mengelompokkan tipe-tipe pengawasan dalam empat (4) jenis yaitu:
1. Pengendalian Pra Tindakan (Pre Action Control).
Menurut konsep pengendalian, suatu tindakan bias diambil bila sumber daya manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang tepat
2. Pengendalian Kemudi (Steering Controls) atau Pengawasan Umpan Maju (Feedforward Control).
Metode ini dibentuk untuk mendeteksi penyimpangan dari beberapa standard atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila pemimpin melihat adanya penyimpangan dia dimungkinkan untuk melakukan koreksi, sekalipun kegiatan belum selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila pemimpin pada waktu yang tepat dapat memperoleh informasi yang akurat.
3. Pengendalian Secara Secara Skrining atau Pengendalian Ya/Tidak (Screening or Yes/No Controls)
Metode ini sangat luas digunakan karena mampu melakukan penelitian ganda, ketika pengamanan terhadap resiko tindakan manajer sangat diperhatikan. Metode ini fungsional bila prosedur dan syarat-syarat tertentu disepakati sebelum melakukan kegiatan
4. Pengendalian Purna Karya (Post Action Controls)
Metode pengendalian digunakan untuk melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusahaan setelah kegiatan selesai. Pengendalian ini hampir mirip dengan evaluasi yang waktu pelaksanaannya ditetapkan.
Berdasarkan kutipan di atas, dapat penulis simpulkan bahwa tipe-tipe pengawasan pada umumnya terdiri dari :
1. Pengawasan pendahuluan yang digunakan untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standart atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.
2. Pengawasan secara bersamaan yang merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan.
3. Pengawasan umpan balik atau purna karya yang digunakan melihat adanya penyimpangan arah dan tujuan perusahaan setelah kegiatan selesai.
Dalam pelaksanaan suatu tugas selalu terdapat urutan pelaksanaan yang menunjukkan bagaimana proses suatu kegiatan itu dilaksanakan mulai dari awal sampai dengan selesai. Demikian juga halnya dengan pengawasan merupakan suatu proses di mana sebelum mendapatkan hasil akhir terlebih dulu melalui serangkaian tindakan yang telah direncanakan sebelumnya.
Tahap-tahap proses pengawasan menurut T. Hani Handoko (2003, hal. 363) adalah:
1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Penetapan standar sebagai suatu ukuran yang dapat digunakan untuk menilai hasil-hasil perencanaan yang akan dicapai. Perencanaan itu adalah untuk mencapai tujuan, sasaran, target perencanaan, anggaran, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.
Tiga bentuk standar umum adalah:
a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditujukan dalam nilai rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor dan pendapatan sales.
c. Standar-standar waktu yang meliputi kecepatan produksi-produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselasaikan.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penetapan standar akan sia-sia bila tidak disertai cara mengukur pelaksanaan kegiatan, oleh karena itu tahap kedua dalam pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekwensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, antara lain:
a. Pengamatan (observasi)
b. Laporan-laporan lisan tertulis
c. Metoda-metoda otomatis
d. Inspeksi pengujian (test) atau dengan pengambilan sampel.
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proes pengawasan dalah perbandingan pelaksanaan yang direncankan atau standard yang telah ditetapkan. Walaupun tahap ini mudah dilakukan, tetapi sering terjadi kompleksitas pada saat adanya penyimpangan (deviasi). Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa standar tidak dapat dicapai.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu
Bila hasil analisa menujukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat dilakukan dalam berbagai bentuk. Standard mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki atau keduanya dilakukan bersamaan. Tindakan koreksi yang dilakukan dapat berupa:
a. Mengubah standar mula-mula (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri).
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan.
D. Pengertian dan Fungsi Anggaran Operasional
1. Pengertian Anggaran Operasional
Perkataan anggaran berasal dari “anggara” yaitu dalam bahasa Persia yang berarti rencana kerja untuk masa yang akan datang. Apabila rencana kerja dari seluruh kegiatan perusahaan telah disusun dengan cara yang sedemikian rupa, sehingga rencana kerja bagian yang satu saling berkaitan dan saling mempengaruhi dengan rencana kerja bagian yang lain maka rencana yang demikian dinamakan anggaran perusahaan.
Anggaran perusahaan dapat diartikan sebagai rencana yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam satuan moneter yang berlaku untuk masa tertentu. Pengertian anggaran perusahaan menurut Munandar (2001, hal. 4) adalah sebagai berikut:
“Business budget atau budget (anggaran) adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (priode) tertentu yang akan datang”.
Menurut Munandar (2001, hal. 23) pengertian anggaran operasional adalah : “Budget yang berisikan taksiran-taksiran tentang kegiatan-kegiatan perusahaan dalam jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.”
Sedangkan Shim dan Siegel (2001, hal. 4-5) menyatakan: “Anggaran operasional digunakan untuk menghitung biaya produk yang diproduksi atau jasa yang dihasilkan”
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud anggaran operasional adalah anggaran yang bertujuan untuk menyusun laba rugi suatu perusahaan dari kegiatan operasi bisnisnya.
Di dalam anggaran terdapat 4 unsur yang sangat penting yaitu:
a. Rencana, adalah suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan datang. Dalam bab ini ada beberapa alasan yang mendorong perusahaan untuk menyusun rencana untuk menghadapi waktu yang akan datang, antara lain :
1) Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai ketidakpastian
2) Waktu yang akan datang penuh dengan berbagai alternative pilihan
3) Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai pedoman kerja diwaktu yang akan datang
4) Rencana diperlukan oleh perusahaan sebagai alat pengkoordinasian kegiatan-kegiatan dari seluruh bagian- bagian yang ada di dalam perusahaan
b. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan, sasaran garis besarnya dapat di perjelas bahwa fungsi perusahaan dapat dikelompokkan menjadi 5 yaitu:
1) Pemasaran
2) Administrasi
3) Pembelanjaan
4) Produksi
5) Personalia
c. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Adapun unit moneter yang berlaku di Indonesia adalah unit rupiah.
d. Jangka waktu tertentu yang akan datang, sehubungan dengan jangka waktu pemakaian budget ini dikenal 2 jenis Anggaran yaitu:
1) Anggaran strategis
2) Anggaran taktis
Berarti secara umum anggaran berisikan taksiran-taksiran pada masa yang akan datang dan disusun dalam bentuk tabel-tabel, bersifat kuantitatif (dinyatakan dalam bentuk angka-angka). Demikian juga dengan anggaran produksi yang berisikan taksiran jumlah yang aharus diproduksi selama jangka waktu (periode) anggaran.
2. Jenis-Jenis Anggaran
Sebagai alat bantu manajemen, anggaran mempunyai lingkup yang luas. Seluruh kegiatan perusahaan akan terkait dengan anggaran tersebut. Oleh karena itu anggaran terdiri dari berbagai macam jenis yang mempunyai kegunaan sendiri- sendiri. Anggaran yang satu akan dapat berbeda dengan anggaran yang lain, agar tidak terkecoh oleh keragaman tersebut maka perlulah diketahui bagaimana penggolongan anggaran yang benar.
a. Menurut Isi Anggaran
Anggaran dapat dibagi dalam 2 kelompok besar yaitu:
1). Anggaran ini berisi taksiran- taksiran tentang kegiatan- kegiatan perusahaan dalam jangka waktu tertentu yang akan datang. Munandar ( 2001, hal 23 ) mengatakan bahwa “Income Statement Budget disebut juga dengan Operating Budget”.
Anggaran ini didukung oleh:
a) Anggaran Penjualan
b) Anggaran Produksi
c) Anggaran Bahan Bakar
d) Anggaran Tenaga Kerja
e) Anggaran Overhead Pabrik
f) Anggaran Administrasi dan Umum
2). Anggaran Neraca (Balance Sheet Budget)
Anggaran ini berisi taksiran-taksiran tentang keadaan atau posisi finansial perusahaan pada suatu saat tertentu yang akan datang. Posisi finansial perusahaan dimaksud adalah aktiva (harta), keadaan utang dan keadaan modal sendiri perusahaan.
Pada suatu saat tertentu. Adapun anggaran ini didukung oleh:
a) Anggaran Kas
b) Anggaran Piutang
c) Anggaran Persediaan
d) Anggaran Aktiva Tetap
e) Anggaran Hutang
b. Menurut Jangka Waktu Anggaran
Ditinjau dari sisa waktu atau periode suatu anggaran dapat di bagi menjadi dua jenis, yaitu:
1). Anggaran Strategis (Strategical Budget)
Berisikan hal-hal yang bersifat umum seperti misalnya kebijakan perusahaan dalam jangka panjang, gambaran perkembangan perusahaan dalam jangka panjang dan lain-lain.
2). Anggaran Taktis (Tactical Budget)
Anggaran ini terkenal dengan anggaran jangka pendek atau anggaran operasional. Sesuai dengan fungsinya sebagai anggaran operasional akan disusun secara terperinci sehingga dapat dipergunakan sebagai pedoman operasional dalam perusahaan yang bersangkutan. Dalam anggaran ini segala kegiatan yang akan di laksanakan diberikan rincian yang jelas sehingga tidak timbul keragu-raguan dalam melaksanakannya.
c. Menurut Fleksibilitas Anggaran
Ditinjau dari segi fleksibilitas, anggaran dapat diklasifikasikan menjadi 2 macam yaitu:
1). Anggaran Tetap (Fixed Budget)
Merupakan suatu anggaran yang disusun atas dasar satu tingkat kapasitas tertentu. Sebuah perusahaan yang mempergunakan anggaran tetap akan menentukan suatu tingkat kapasitas yang akan dipergunakan sebagai dasar penyusunan anggaran tersebut.
2). Anggaran Variabel (Variabel Budget)
Merupakan suatu anggaran yang disusun berdasarkan atas interval (beberapa) kapasitas tertentu, di mana berbagai tingkat kapasitas tersebut mungkin dipergunakan dalam perusahaan.
d. Menurut Kelengkapan Anggaran
Dalam hal ini anggaran dapat di pisahkan menjadi dua hal:
1). Anggaran Komprehensif
Merupakan anggaran yang disusun secara lengkap dan menyeluruh dari kegiatan dalam perusahaan yang bersangkutan.
2). Anggaran Parsial
Merupakan anggaran yang disusun sebagian saja yang meliputi bidang-bidang tertentu.
Tentu bagi perusahaan akan lebih baik apabila mempergunakan anggaran komprehensif namun karena keterbatasan dalam beberapa bidang, misalnya tersedianya dana, tersedianya tenaga ahli ataupun dengan melalui pertimbangan-pertimbangan khusus banyak pula perusahaan yang mempergunakan anggaran parsial sebagai alat Bantu manajemen perusahaaan tersebut.
3. Fungsi Anggaran
Anggaran sangat penting sebagai alat bantu manajemen perusahaan untuk penyusunan, perencanaan, koordinasi dan pengawasan kegiatan perusahaan. Berbagai macam kemudahan dalam penyusunan perencanaan, koordinasi dan pengawasan akan dapat diperoleh manajemen perusahaan yang menggunakan anggaran di dalam perusahaannya. Anggaran perusahaan dapat membantu pimpinan dalam menjalankan aktivitas kegiatannya, karena telah memiliki program agar target yang direncanakan dapat tercapai. Dan setiap akhir tahun anggaran diadakan evaluasi untuk melihat sejauh mana penyimpangan pelaksanaan kerja dari rencana kerja yang telah disusun serta penyebab apa saja yang menimbulkan penyimpangan kerja tersebut agar segera dapat dicari jalan keluarnya.
Fungsi anggaran menurut Munandar (2001, hal. 10) adalah:
a. Sebagai Pedoman Kerja
Budget berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang.
b. Sebagai alat pengkoordinasian kerja
Budget berfungsi sebagai alat untuk pengkoordinasian kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerja sama dengan baik, untuk menuju ke sasaran yang telah ditetapkan. Dengan demikian kelancaran jalannya perusahaan akan lebih terjamin.
c. Sebagai alat pengawasan kerja
Anggaran berfungsi sebagai tolak ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan perusahaan nanti. Dengan membandingkan antara apa yang tertuang di dalam anggaran dengan apa yang di capai oleh realisasi kerja perusahaan, dapatlah di nilai apakah perusahaan telah sukses bekerja ataukah kurang sukses bekerja.
Anggaran sebagai rencana menggambarkan kerangka kerja dengan arah yang lebih pasti karena rencana ditujukan untuk mencapai laba tertentu, maka harus ditetapkan target-target untuk penjualan, persediaan dan biaya-biaya. Adanya target yang ditetapkan lebih dahulu memaksa para manajer masing-masing bagian didorong dan termotivasi dengan sendirinya bagaimana mencapai target yang telah ditentukan. Dorongan untuk mencapai target tersebut juga akan memaksa para manajer selalu berpikir ke depan. Anggaran yang baik adalah anggaran yang disusun berdasarkan standar seperti standar kuantitas, standar harga, standar jam kerja dan lain-lain.
Fungsi anggaran menurut Sibarani (2000, hal. 10) adalah:
a. Dibidang planning
Perencanaan disini berarti menentukan tujuan yang ingin dicapai dan mengorganisir kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan perusahaan dapat dibedakan antara tujuan pendek dan tujuan jangka panjang.
Kiranya tidak perlu dipungkiri bahwa tujuan jangka panjang dari setiap perusahaan adalah untuk memperbesar laba. Untuk mencapai laba tersebut dapat dipergunakan berbagai strategi misalnya:
1). Menaikkan kuantitas penjualan
2). Merubah saluran distribusi
3). Memperluas daerah penjualan dan sebagainya.
Setiap strategi harus dinilai secara cermat agar diperoleh hasil yang optimal. Sesudah ditentukan strategi yang digunakan maka tahap berikutnya adalah menetukan pihak-pihak yang bertanggung-jawab. Akhirnya perlu digarisbawahi bahwa strategi dann pihak yang bertanggung jawab sewaktu-waktu dapat berubah, tetapi tujuan yang ingin dicapai tetap berubah.
Dengan tidak menyimpang dari tujuan di atas maka salah satu kegunaan dari anggaran adalah untuk menaksir laba dimasa yang akan datang. Sehubungan karena laba merupakan kelebihan pendapatan di atas biaya maka anggaran harus dapat mencerminkan kedua hal tersebut. Pendapatan dimasa yang akan datang dapat diperlihatkan dalam anggaran pendapatan di luar usaha, sedangkan biaya-baiay yang merupakan beban perusahaan diperlihatkan dalam anggran produksi, anggaran biaya administrasi/umum, anggaran biaya penjualan dan anggaran biaya di luar usaha. Selain dari anggaran pendapatan dan biaya masih terdapat anggaran yang lain seperti anggaran penerimaan dan pengeluaran, anggaran perubahan modal, anggaran investasi dan sebagainya.
Di dalam ilmu budgeting diperlukan sekali bantuan sistem dan prosedur yang terdapat didalam ilmu-ilmu lainnya seperti akuntansi biaya dan akuntansi keuangan sebagai pendukung disamping statistika, matematika, teori ekonomi dan ilmu sosial lainnya sebagai pelengkap.
Dengan adanya sistem dan prosedur, direncanakan anggaran penjualan terlebih dahulu kemudian anggaran produksi, anggaran bahan baku, anggaran tenaga kerja langsung dan sebagainya. Hal ini merupakan pedoman anggaran sebagai suatu rencana anggaran menyeluruh yang meliputi komponen-komponen anggaran yang mendetail. Anggaran komprehensive adalah anggaran yang disusun dengan ruang lingkup yang menyeluruh yang menyangkut seluruh aktivitas perusahaan baik dibidang pemasaran, produksi, keuangan, personalia maupun administrasi.
Sedangkan anggaran parsial adalah anggaran yang disusun dengan ruang lingkup yang terbatas hanya mencakup sebagian dari kegiatan perusahan, misalnya terbatas pada kegiatan pemasaran saja, produksi saja atau keuangan saja.
b. Dibidang pengkoordinasian kerja
Koordinasi berarti usaha untuk mempersatukan dan mensinkronisasikan segala kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam fungsi koordinasi perlu diperhatikan dua hal yaitu:
1) Setiap kegiatan harus berhubungan dengan kegiatan lain sehmngga dapat memberikan kontribusi untuk merealisasikan tujuan.
2) Harus terjadi pada saat yang tepat karena ketidaktepatan akan menggangu kelanjutan.
Contoh:
Harus ada koordinasi yang baik antara bagian penjualan dan produksi. Bagian penjualan tidak diperkenankan untuk menawarkan barang lebih besar dari jumlah yang dapat diproduksi dan sebaliknya bagian produksi tidak diperkenankan untuk merencanakan kuantitas produksi yang lebih besar dari jumlah yang dapat dijual oleh bagian.
Koordinasi yang efektif bisa dicapai apabila dipenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:
1). Harus ada perencanaan yang telah dipersiapkan sebelumnya.
2). Komunikasi cukup baik sehingga seluruh lapisan manajemen mengetahui secara pasti apa yang harus diperbuat, bagaimana cara melakukannya dan kapan harus dilaksanakan.
c. Fungsi Controlling
1). Membantu untuk mengawasi kegiatan dan pengeluaran.
2). Membantu agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
3). Mengevaluasi antara yang dianggarkan dengan realisasi.
Dari uarian di atas jelaslah bahwa anggaran sangat penting bagi manajer karena didalamnya telah tertuang rencana kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (misalnya jumlah penjualan), biasanya untuk waktu satu tahun yang akan yang akan datang. Anggaran disusun sedemikian rupa melibatkan semua unsur yang ada dalam perusahaan, baik dalam proses pembuatannya maupun dalam pencapaiannya, sehingga dapat terealisasi. Penyusunan anggaran perusahaan merupakan salah satu alat bagi manajer untuk mengambil keputusan.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa manfaat dan kegunaan anggaran secara luas adalah:
a. Sebagai pedoman kerja yang lebih pasti
b. Sebagai alat koordinasi dari rencana masing-masing bagian
c. Sebagai alat komunikasi antara rencana perusahaan dengan para manajer pelaksana agar anggaran diketahui semua bagian
d. Sebagai alat motivasi bagi para manajer dan tiap tingkatan manajemen dan menggugah mereka selalu berpikir ke depan bagaimana mencapai target yang telah ditentukan
e. Sebagai alat pengawasan yaitu dengan cara membandingkan anggaran sebagai standartnya dengan prestasi kerja sebagai realisasinya. Anggaran sebagai alat pengawasan inilah yang dinamakan Budgeter Control.
E. Prosedur Penyusunan Anggaran
Penyusunan anggaran dalam suatu organisasi biasanya dikoordinasi oleh komite anggaran dan departemen anggaran. Komite anggaran anggotanya terdiri atas manajer divisi dan manajer lainnya yang melaksanakan fungsi-fungsi pokok kegiatan suatu organisasi atau unit organisasi misalnya manajerdepartemen pemasaran, manajer departemen produksi, manajer departemen keuangan, akuntan manajemen. Tugas dari departemen anggaran menurut Supriyono (2003, hal. 112) adalah:
1. Menerbitkan prosedur dan formulir-formulir untuk penyusunan anggaran.
2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang dikeluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran.
3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar di antara unit-unit organisasi yang saling berhubungan.
4. Membantu tiap-tiap bagian di dalam menyusun anggaran.
5. Menganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pertama pada penyususnan anggaran dan selanjutnya pada manajemen puncaknya, menginterpretasikan hasil-hasilnya dan menyiapkan laporan ringkas untuk manajemen puncak.
6. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran selama tahun yang bersangkutan.
7. Mengkoordinasikan secara fungsional dan mengendalikan pekerjaan departemen anggaran di eselon bawah.
Selanjutnya tugas dari pada komite anggaran adalah mengusulkan kepada manajemen puncak mengenai pedoman umum penyususnn anggaran, menyebarkan pedoman tersebut setelah disetujui manajemen puncak, mengkoordinasikan berbagai macam usulan anggaran yang disusun secara terpisah oleh berbagai unit organisasi, menyelesaikan perbedaan yang timbul diantara usulan anggaran, menyerahkan anggaran final pada manajemen puncak dan dewan komisaris untuk disyahkan, dan mendistribusikan anggaran yang telah disahkan kepada berbagai unit organisasi.
Anggaran biasanya berjangka waktu satu tahun dan dirinci untuk setiap semester, atau setiap triwulan, atau setiap bulan selama tahun yang bersangkutan. Selanjutnya Supriyono (2003, hal. 114) menjelaskan langkah-langkah di dalam penyusunan anggaran sebagai berikut:
1. Menentukan pedoman perencanaan
2. Menyiapkan anggaran penjualan
3. Menyiapkan komponen anggaran lainnya
4. Perundingan untuk menyesuaikan rencana final setiap komponen anggaran.
5. Mengkoordinasikan dan menelaah komponen-komponen anggaran.
6. Pengesahan anggaran final
7. Pendistribusian anggaran yang telah disahkan
Di bawah ini penulis berikan tahapan penyusunan anggaran seperti yang dikemukakan Supriyono (2003, hal. 115):
1. Menganalisis informasi masa lalu, lingkungan luar yang diantisipasikan, dan SWOT
2. Menyusun perencanaan strategik dan program
3. Mengomunikasikan tujuan, strategi pokok dan program
4. Memilih taktik, mengkoordinasikan dan mengawasi operasi
5. Menyusun usulan anggaran.
F. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran
Budget sebagai suatu rencana yang sistematis tentunya mengandung pengertian bahwa budget tersebut bisa saja tidak sesuai dengan apa yang terjadi sesungguhnya dalam operasi dan realisasi hasil suatu perusahaan. Untuk memperkecil resiko penyimpangan yang terjadi, maka dalam proses penyusunan tadi ditetapkan faktor-faktor yang mungkin timbul atau mempengaruhi anggaran yang cenderung menyebabkan penyimpangan itu terjadi. Adapun faktor-faktor tersebut secara garis besar menurut Munandar (2001, hal. 6) dapat dibedakan atas dua bahagian besar ialah:
1. Faktor-faktor internal, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri, faktor-faktor tersebut antara lain berupa:
a. Penjualan tahun lalu
b. Kebijakan perusahaan yang berhubungan dengan harga jual, syarat pembayaran barang yang dijual
c. Kapasitas produksi
d. Tenaga kerja yang dimiliki baik segi kualitas dan kuantitas
e. Modal kerja yang dimiliki perusahaan
f. Fasilitas yang dimiliki perusahaan
Sampai pada batas tertentu, perusahaan masih dapat mengendalikan faktor-faktor tersebut untuk disesuaikan dengan apa yang diinginkan perusahaan pada masa yang akan datang.
2. Faktor-faktor eksternal, yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat diluar perusahaan, tetapi memberi pengaruh tidak langsung terhadap kehidupan perusahaan. Faktor-faktor tersebut antara lain berupa:
a. Keadaan persaingan
b. Tingkat pertumbuhan penduduk
c. Tingkat penghasilan masyarakat
d. Tingkat pendidikan masyarakat
e. Tingkat penyebaran penduduk
f. Agama, adat-istiadat dan kebiasaan masyarakat
g. Kebijakan pemerintah
h. Keadaan perekonomian nasional.
BAB III
PENUTUP
Anggaran adalah suatu perencanaan terinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif, biasanya dalam satuan uang, untuk menunjukkan perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu biasanya satu tahun. Budget atau anggaran ini tidak hanya digunakan secara luas sebagai alat untuk perencanaan manajemen, tetapi juga sebagai model akuntansi yang mendasar untuk keperluan pengendalian manajemen. Dengan adanya anggaran dapat dibandingkan antara realisasi dengan yang dianggarkan. Selisih atau penyimpangan yang terjadi diidentifikasi dan dicari penyebabnya atau alasan terjadi penyimpangan atau alasan terjadi penyimpangan.
Berdasarkan uraian diatas dapatlah kita mengambil kesimpulan bahwa Dalam penyusunan anggaran perlu membentuk team kecil yang melibatkan para staff dari masing-masing unit kerja karena lebih mengetahui permasalahan di lapangan sehingga anggaran yang disusun lebih akurat di samping penyimpangan yang terjadi lebih dapat dimintakan pertanggung jawabannya. Hal ini akan berpengaruh baik bagi perusahaan karena para staff tersebut diikut sertakan dalam pengawasan anggaran.
